Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen der Ruhrstadt Immobilien Service GmbH, Kettwiger Str. 23, 45127 Essen (nachfolgend "Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der SaaS-Lösung "Protocasa".

(2) Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

(3) Der Kunde kann Verbraucher (§ 13 BGB) oder Unternehmer (§ 14 BGB) sein. Die Software richtet sich vorrangig an Unternehmer. Für Unternehmer gelten die in diesen AGB gesondert gekennzeichneten erweiterten Regelungen. Der Kundenstatus wird bei der Registrierung angegeben.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software "Protocasa" zur Nutzung über das Internet (Software-as-a-Service) zur Verfügung. Die Software dient der Erstellung digitaler Wohnungsübergabeprotokolle (Einzug und Auszug), einschließlich der Dokumentation von Raumzuständen und Mängeln mit Fotos, der Erfassung von Zählerständen und Schlüsselübergaben, der digitalen Unterschrift sowie der automatisierten Protokollversendung.

(2) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung des gewählten Tarifs auf der Website des Anbieters.

(3) Der Anbieter schuldet ausschließlich die Bereitstellung der Software in ihrer jeweils aktuellen Version. Es besteht kein Anspruch auf die Beibehaltung bestimmter Funktionen, sofern der Kernleistungsumfang des gewählten Tarifs erhalten bleibt.

(4) Die Software stellt keine Rechtsberatung, Immobilienvermittlung oder Hausverwaltung dar. Die erstellten Protokolle dienen der Dokumentation; der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für deren inhaltliche Richtigkeit und rechtliche Verwendung.

(5) Der Anbieter schuldet insbesondere nicht:

• die rechtliche Wirksamkeit der erstellten Übergabeprotokolle
• die Vollständigkeit der erfassten Mängel oder Raumzustände
• die Eignung der Protokolle für bestimmte rechtliche Verfahren
• die Prüfung der vom Kunden eingegebenen Daten auf Richtigkeit
• eine rechtliche, steuerliche oder betriebswirtschaftliche Beratung

§ 3 Vertragsschluss

(1) Mit der Registrierung gibt der Kunde ein Angebot zum Abschluss eines Vertrages ab. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Kundenkontos zustande.

(2) Bei B2B-Tarifen ist der Kunde verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu seinem Unternehmen zu machen, einschließlich Firmenname, Anschrift und ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

§ 4 Widerrufsrecht und Rückerstattung

Für Verbraucher (§ 13 BGB)

(1) Verbraucher haben das Recht, binnen 14 Tagen ohne Angabe von Gründen den Vertrag zu widerrufen. Der Widerruf erfordert eine eindeutige Erklärung an den Anbieter (E-Mail: support@protocasa.de). Zahlungen werden innerhalb von 14 Tagen über den ursprünglichen Zahlungsweg erstattet.

(2) Hat der Kunde den Beginn der Leistung während der Widerrufsfrist verlangt, ist ein anteiliger Betrag für bereits erbrachte Leistungen zu zahlen.

(3) Das Widerrufsrecht erlischt vorzeitig bei Verträgen über digitale Inhalte, wenn der Kunde ausdrücklich der Leistungserbringung vor Ablauf der Frist zustimmt und den Verlust des Widerrufsrechts bestätigt (§ 356 Abs. 5 BGB).

Für Unternehmer (§ 14 BGB)

(4) Unternehmern steht kein gesetzliches Widerrufsrecht zu. Es erfolgt keine anteilige Erstattung für laufende Abrechnungszeiträume; der Zugang bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bestehen.

§ 5 Preise und Zahlung

(1) Die aktuellen Preise sind auf der Website ersichtlich. Tarife für Unternehmer verstehen sich zzgl. gesetzlicher MwSt.; Tarife für Verbraucher als Endpreise inkl. MwSt.

(2) Die Zahlungsabwicklung erfolgt über unseren Zahlungsdienstleister Paddle.com Market Ltd ("Paddle"). Paddle agiert als Merchant of Record und ist für die Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Umsatzsteuerabführung verantwortlich. Es gelten zusätzlich die Zahlungsbedingungen von Paddle. Monatliche Zahlungen sind im Voraus fällig.

(3) Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter den Zugang nach Mahnung und angemessener Nachfrist sperren. Der Datenexport bleibt während der Sperrung verfügbar.

(4) Der Anbieter kann Preise mit 4-wöchiger Ankündigung zum nächsten Abrechnungszeitraum anpassen; dem Kunden steht bei Preisänderungen ein Sonderkündigungsrecht zu.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei wesentlichen Vertragsverstößen, missbräuchlicher Nutzung oder fortgesetztem Zahlungsverzug trotz Mahnung.

(3) Nach Vertragsende werden Kundendaten 30 Tage für Backup und Export vorgehalten und anschließend unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

(4) Die Kündigung erfolgt per E-Mail an support@protocasa.de oder über die Kontoverwaltung.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet:

• seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen
• die Software nur für rechtmäßige Zwecke zu nutzen
• keine Inhalte einzustellen, die gegen geltendes Recht verstoßen
• die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten (DSGVO, BDSG)
• den Anbieter unverzüglich über Sicherheitsvorfälle zu informieren
• die Richtigkeit und Vollständigkeit der erfassten Protokolldaten sicherzustellen

(2) Der Kunde ist für den Inhalt der erstellten Protokolle verantwortlich; der Anbieter übernimmt keine Prüfpflicht hinsichtlich der Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit der eingegebenen Daten.

(3) Der Kunde hat seine Daten regelmäßig über die bereitgestellten Exportfunktionen zu sichern. Unterlässt der Kunde die Datensicherung, entfällt ein Anspruch auf Schadensersatz wegen Datenverlust.

(4) Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die aus der Verletzung dieser Pflichten resultieren, einschließlich rechtswidriger Protokollinhalte, Datenschutzverstöße und angemessener Rechtsverteidigungskosten.

§ 8 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 99% im Jahresmittel an. Hiervon ausgenommen sind: geplante Wartungsfenster, Störungen bei Dritten (Hosting-Provider, Zahlungsdienstleister), höhere Gewalt sowie vom Kunden verursachte Störungen.

(2) Der Anbieter kann die Software vorübergehend für Wartungsarbeiten außer Betrieb nehmen, mit möglichst 24-stündiger Vorankündigung.

(3) Die Verfügbarkeitszusage umfasst ausschließlich die vom Anbieter betriebene Software, nicht Dienste Dritter.

§ 9 Haftung und Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt nur: bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit; bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit; im Rahmen übernommener Garantien; nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), beschränkt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

(3) Die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ist auf das Zweifache der in den letzten 12 Monaten tatsächlich gezahlten Vergütung begrenzt.

(4) Der Anbieter haftet nicht für: mittelbare Schäden und entgangenen Gewinn (außer bei Vorsatz/grober Fahrlässigkeit); Datenverlust bei unterlassener Datensicherung; Schäden durch fehlerhafte oder unvollständige Protokollinhalte des Kunden; wirtschaftliche Nachteile durch Ausfälle von Drittdiensten.

Für Unternehmer (§ 14 BGB): Die Haftung ist auf die in den letzten 12 Monaten tatsächlich gezahlte Vergütung (einfacher Jahresbetrag) begrenzt. Mittelbare Schäden, Folgeschäden und entgangener Gewinn sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Der Kunde hat drohende Schäden unverzüglich anzuzeigen und zumutbare Maßnahmen zur Schadensminderung zu ergreifen.

(5) Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Erfüllungsgehilfen und Mitarbeiter des Anbieters.

§ 10 Datenschutz

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß seiner Datenschutzerklärung und geltendem Recht (DSGVO, BDSG).

(2) Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die in die Software eingegeben werden (z.B. Mieterdaten, Zählerstände). Er stellt sicher, dass er zur Verarbeitung berechtigt ist und erforderliche Einwilligungen eingeholt hat.

(3) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ab.

§ 11 Geistiges Eigentum

(1) Sämtliche Rechte an der Software verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht für die Vertragsdauer.

(2) Der Kunde darf die Software nicht kopieren, dekompilieren oder zurückentwickeln.

(3) Die vom Kunden erstellten Protokollinhalte und hochgeladenen Daten verbleiben im Eigentum des Kunden.

§ 12 Höhere Gewalt

(1) Keine Partei haftet für Nichterfüllung aufgrund höherer Gewalt, einschließlich: Naturkatastrophen, Pandemien; Krieg, Terrorismus, Sanktionen; Streiks, Aussperrungen; behördliche Anordnungen, Gesetzesänderungen; Telekommunikations-, Strom- und Internetausfälle; Cyberangriffe, sofern der Anbieter aktuelle Sicherheitsstandards eingehalten hat.

(2) Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich. Dauert das Hindernis länger als 30 Tage, können beide Parteien den Vertrag außerordentlich kündigen.

§ 13 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter kann die AGB mit einer Frist von 4 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail ändern. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang, gelten die geänderten AGB als angenommen; der Anbieter weist auf die Frist und die Folgen des Schweigens hin.

(2) Bei Widerspruch steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu.

§ 14 Analyse und Tracking

(1) Wir setzen auf unserer Plattform folgende Analyse- und Tracking-Dienste ein: Google Tag Manager, Google Analytics 4, Microsoft Clarity, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag.

(2) Für eingeloggte Nutzer erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur Verbesserung unseres Dienstes und zur Analyse der Nutzung.

(3) Einzelheiten zur Datenverarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand Essen.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

(4) Die Vertragssprache ist Deutsch.

Stand: März 2026